Pour la plupart des entreprises, les voyages d’affaires sont une nécessité qui peut être coûteuse si elle n’est pas correctement gérée. D’après les données de la recherche, les voyages d’affaires sont la deuxième dépense contrôlable qui affecte la rentabilité. La mise en œuvre de stratégies intelligentes de contrôle des coûts et de programmes de gestion des voyages d’affaires devrait toujours être une priorité, surtout en période de difficultés économiques. Voici donc cinq bonnes raisons de systématiser vos voyages d’affaires qui méritent d’être examinées :
Planification stratégique et consolidation
En analysant les habitudes de voyage de votre employé et la fréquence des déplacements professionnels, vous pouvez déterminer la manière la plus appropriée d’organiser les voyages. Il s’agit notamment de l’hébergement à l’hôtel, de la location de voitures, du choix de la compagnie aérienne et des correspondances aériennes. En fait, certaines agences de voyages d’affaires peuvent négocier des rabais de volume, ce qui peut faire gagner du temps à vos employés et faire gagner beaucoup d’argent à votre entreprise.
Spécialisation de l’industrie
La gestion des voyages d’affaires est un domaine relativement nouveau que la plupart des entreprises ne connaissent pas, mais qui peut offrir de nombreuses récompenses. Les prestataires de voyages utilisent généralement des études de cas et des livres blancs pour dresser un profil complet de chaque secteur et peuvent donc adapter leurs recommandations en matière de réservations et de budget à chaque entreprise particulière opérant dans ce domaine.
Flexibilité et consolidation des réservations
L’un des principaux avantages de la gestion des frais de déplacement des entreprises est la consolidation. Lorsque vous travaillez avec des voyagistes, il est conseillé d’avoir un point de contact central pour gérer toutes les réservations, les changements et le contrôle des coûts. Le fait d’avoir un seul interlocuteur principal garantira une approche cohérente de la gestion des voyages en tirant parti de votre volume de voyages et en augmentant les économies.
Gains d’efficacité
La gestion des voyages d’affaires consiste à créer des gains d’efficacité à chaque étape du processus de voyage. Il vaut la peine d’examiner toutes les informations relatives aux réservations, à la gestion des comptes et des dépenses ainsi qu’aux habitudes d’achat afin de cibler tous les domaines de contrôle et d’optimisation des coûts. L’un des moyens d’y parvenir est de commencer à travailler avec un seul gestionnaire ou une seule agence de voyages, car cela permettra de rationaliser les processus. L’objectif final est de faire en sorte que vos employés passent moins de temps à organiser des voyages et plus de temps à se concentrer sur votre activité principale.
Optimisation de la valeur et des services
Le fait de consulter une variété d’agences de voyage donne aux entreprises la force de négociation nécessaire pour rechercher des offres spéciales en ligne. Vous pouvez consulter un grand nombre d’offres pour en avoir vraiment pour votre argent en matière de voyages d’affaires. En vous associant à la bonne agence ou au bon tour-opérateur, vous aurez accès à certaines offres, à des forfaits et à des options de voyage d’affaires, comme le surclassement des sièges, les correspondances aériennes, le surclassement des chambres et des voitures de location, ainsi que des nuits gratuites dans des hôtels exclusifs.
Comme indiqué précédemment, les frais liés aux voyages représentent la deuxième dépense contrôlable la plus importante. Les dépenses primaires telles que les billets d’avion, l’hébergement et la location de voiture s’ajoutent aux coûts cachés liés au voyage. En fin de compte, une gestion inefficace des voyages d’affaires peut contrebalancer les avantages d’une stratégie de “meilleurs tarifs aériens”. Il est particulièrement utile d’avoir une visibilité globale du profil de voyage de votre organisation pour pouvoir mettre en œuvre des stratégies de réduction et prendre des décisions éclairées concernant tous les processus et politiques internes. Une analyse approfondie de ces données peut servir de base à la création d’un plan de voyage d’affaires réussi pour les employés de l’entreprise, en conformité avec le budget spécifié.
La gestion des voyages est devenue une fonction commerciale spécialisée utilisée pour équilibrer les besoins des employés avec les objectifs financiers de l’entreprise. Elle permet d’assurer le suivi et le contrôle des coûts, et de faciliter le respect des politiques de voyage de l’entreprise. Cette opération peut permettre de réaliser des économies substantielles grâce à des rabais négociés, et d’établir un centre d’information précieux pour les gestionnaires et les employés, basé sur les meilleures pratiques. Dans le sillage du ralentissement économique, la gestion des voyages d’affaires occupe une place de premier plan au sein des entreprises en tant que partie intégrante de la planification stratégique de chaque cadre supérieur, qui donne des résultats mesurables et réels.